「時間管理」、「工作效率」是這兩三年來電腦玩物投入許多心力關注的一個議題，尤其在介紹了大量的數位新工具後，到底這些工具只是玩具，還是真的可以回過頭幫助我們改善或大或小的某些問題，也是在電腦玩物這個部落格裡比以前更加關心與在意的重點轉變。
但也因為我之前從介紹解決問題的軟體小工具開始，所以我一直相信「方法」比人的個性與意志更適合依靠，比起鼓勵的話語，在電腦玩物中我更希望傳達的是一些「具體」、「可行」、「只要照著做，而且容易照著做」的步驟，不是要激勵大家透過什麼意志力來改變自己的個性，而只是在實際的作法上微調，就能改善工作效率。
而其中有些方法，是不管換到什麼工具上都是共通的，無論何時何地都能「被執行」，並且不需要你修身養性還是改變意志就能被執行！我稱其為具體可行的小技巧，而這或許就是改善生產力最需要知道的關鍵，今天這篇文章，就要從我自己的經驗，來分享時間管理上「真的可以被具體執行」的小技巧。
一、幫自己留下「神聖時間」
我有一個習慣是每天都有預留一段「神聖時間」，可能是晚上10點到12點，或是早上5點到7點，但也有可能是某個假日中午的12點到2點，當然這個神聖時間是留在我自己心裡的，只有我自己知道。
但是無論任何人要給我安排什麼事情、無論任何任務需要安排什麼時間，都絕對不會碰觸到我心中的這段每日的「神聖時間」，當我跟別人說：「不好意思，這一天真的沒有時間了。」實際的意思就是除了神聖時間外，沒有其他時間可以安排了。
「神聖時間」的時段不是固定每天一樣，但「神聖時間」一定是用來執行一個我自己非常想要執行的事情，可能是寫一篇部落格文章，也可能是學習一個事物，或是讀一本書。
擁有「神聖時間」的好處就是：我自己想做的事情總是會一直保持進度。而這一點正是時間管理的真諦：
完成比之前更多的任務「不是」時間管理，要真正完成自己想做的事情，才是時間管理。
二、「少量多餐」的工作切割法
時間管理不只是安排時間，而是可以在有時間的時候具體有效的完成現在可以做的任務，讓你無論面臨什麼樣的時間變化都可以應付自然，只要有空檔，我就有事情可以做，總是可以推進工作進度。
很多時候我們其實是「浪費了太多空檔時間」，明明開會前有30分鐘空檔，明明下午臨時空出1個小時，但我們把這些空檔浪費掉了。
要改善這個問題，具體的作法就是「切割工作」，一件工作盡可能的切割成很多個任務步驟，每一個都要能獨立執行，並且每一個都能在60、30甚至20分鐘以內完成。
這樣一來，我們不用等到有完整的兩個小時才能開始工作，而是少量多餐，一天之中只要給我4個30分鐘的空檔，我就可以把這項工作完成。仔細計算一下：
● 上班開始後大家還沒開始互相丟工作的30分鐘。
● 中午午休前大家開始放下工作的30分鐘。
● 下午開會前覺得做什麼都會被打斷的30分鐘。
● 傍晚下班前開始醞釀下班心情的30分鐘。
只要切割成多的任務，你真的可以空出空檔來完成一個本來很龐大的工作。而且少量多餐會讓我感覺輕鬆，一次要吃下大餐則負擔太過沈重，反而產生了厭食的感覺。
三、「想到就能做」，善用行動工作
「行動」工作可以大幅度的改變我們的工作效率，這裡指得就是在我的行動裝置上進行的工作，包含手機、平板，或者非常輕便的筆電，以及可以在任何環境下進行工作，像是會議室、咖啡廳、捷運上、行人馬路口。
這裡不是說要大家「什麼時候都在工作」，就像前面說的，這不是時間管理的目的，甚至違背時間管理的精神。
「行動工作」對我的意義是，什麼時候我都「可以」工作，只要我想要、需要以及有必要，我可以立即的推進工作進度，不用回到辦公室，不會遺忘資料，善用每一個值得善用的時間。前面第二點所說的切割工作，就很需要行動工作一起搭配，才能更加善用空檔。
另外，我自己的經驗是常常很多時候我的「工作靈感」、「工作問題與解決的方法」是發生在「行動中」。這時候如果我善用行動工具來工作，就可以立即儲存想法、推展進度、解決問題，當下就去掉一個待辦清單，這樣整體來看更能節省自己的時間。
四、「到此為止」，設定大中小截止線
我自己的時間管理經驗告訴我，有「到此為止」的想法是非常重要的。很多時候我為了要把一件工作做好，可以無止盡的進行準備、規劃、收集資料，在執行上我也可以永遠的去修改任何細節而讓其感覺更好，但這種事情如果沒有一個終止，那麼沒有任何工作可以被完成。
甚至，有時候這樣的永無止盡想法一直拖到了真正非要完成不可時，反而只能急就章，最後結果更加慘烈。
所以我在工作時隨時都會給自己「到此為止」的截止線，而且可以區分三個層次，第一個大截止線是這個專案必須完成的那一天，或許是一個月後。
第二個中截止線是我切割這個專案後，設定的每週進度，每一週結束前，無論如何我要達到這個進度，無論做出來的結果是100分還是80分（當然，如果只有 60 分就要調整進度）。
第三個小截止線是每天每個時段的瑣碎任務，例如這個任務我要花兩個小時做，或者更真實的情況是：「我只有兩個小時可以做」，那麼我就做出兩個小時能夠做到的現在最好的結果，接著就「到此為止」。
當然要追求一個更好的結果，但比起強求這一次做到最好，而實際上自己並沒有任何具體能力、條件去保證這一點，那麼不如追求「下一次」比「這一次」做得更好。
五、「就照著做吧！」建立可以遵循的步驟流程、待辦清單
如果自己有些工作在本質上是要反覆做的（或者以後還有做的機會），那麼當然要依據這次的經驗，建立一個固定的流程，而且要把這個流程寫下來，並且把流程轉化成一個一個具體、連續的待辦步驟，讓自己下一次可以照著做就好。
這不只是說下一次可以比較輕鬆，而是有一個「具體步驟流程」可以相對容易克服工作上最大的敵人：自己的焦慮。
無論是之前做過的工作，還是這一次全新的陌生專案，我都會從自己的經驗或請教別人的經驗中，事先建立好這次的「流程」、「步驟」、「待辦清單」，並且把這個流程非常明確、具體的寫在筆記上。
在執行專案時，無論遇到什麼挫折、阻礙，即使心情再低落、腦袋再混亂，我都知道「只要打開這份流程筆記，照著繼續做下一步就好」，事先把大概的流程確定下來，可以很大程度的讓整個工作更加順暢，自然的無論如何時間就能在自己的掌控之中。
六、「刪去法」，去除多餘的步驟
第五點中建立了工作流程、待辦清單後，我還會做一件事情，就是開始刪去那些其實沒有必要的步驟。
尤其在有時間壓力下，千萬不要忘記第一點，這種時候依然要留給自己神聖時間，所以一定要刪去多餘的步驟或任務。
而且一定有可以刪去的，只要我們仔細的去思考專案的目的、工作的意義和整個流程的邏輯性，就可以找出那些可以精簡的部份，精簡的愈多，你就愈容易獲得掌控這次專案時間的權力。
七、「不要高估自己」，排出真正可以完成的時間
在排定工作流程時，難免會發生「本來想要今天完成的任務但沒有完成」，這時候要思考一個問題：我是不是太高估自己了？這樣安排了一大堆今日要完成的任務，結果變成只是一種心理安慰，那麼，不如下次真正排出自己可以確實完成的任務數量吧！
雖然數量一定會變少，但這樣才會讓自己真正知道需要多少時間來完成這項任務，請務必「真正的認識自己能力的極限、感覺的極限」，不只是能力上做不做得到，也要在意自己的精神力是不是能支撐，然後才知道自己確實可以完成什麼樣的任務進度。
不要每一次沒有達成目標時就想：「下次我拼一下應該就可以」，或是「那就把今天沒做完的全部丟到明天一起做，但明天原本預計要做的還是做完」，這種想法是時間管理的另外一個大陷阱，會讓你永遠都沒有辦法「安排出真正符合自己的時間管理方案」，永遠都在趕工。
很多時候專案開始前會讓你預估時間，與其錯誤的預估一個月就能完成，不如準確的預估自己實際上需要兩個月時間，比起緊縮導致最後延誤，反而準確推出的效果更好，因為一個專案很有可能還牽涉到其他團隊的配合，不是你自己的事情，只有時間準確才能讓每個團隊搭配出最好的效果。
八、「不要打斷自己」，關閉過度的提醒
我以前也是會使用像是新郵件提醒這類工具，但是後來我發現那對我來說是工作效率的另一個大敵，是的，沒錯，我透過郵件通知即時收到最新任務了，但結果卻是讓我從現在的工作上分心、打斷了現在的工作。
一旦從現在正在進行的工作抽離，要回頭繼續工作，就要花費更多時間的浪費，這其實非常划不來。
所以現在我都不裝任何電腦上的通知軟體，把 Chrome 的通知關閉，也把手機上的通知關閉，我不要這些新任務的通知來干擾我，而讓自己可以「在這段工作結束後」才去看看有什麼新通知。
這是一個小小的方法上的改變，可是可以大幅的增加工作效率，讓每一段工作都能最有效率、最準確的完成。
九、「告別今日」，寫下明日的任務清單
我曾經在「今天晚上就該做，明天早上不要做的 5 個數位工作習慣」中分享過這個想法，對我來說每天晚上寫下明日的任務清單有兩層意義。
第一是告別今日，既然要寫下明日任務，那麼當然表示我整理了今天完成的、未完成的工作，把今日的任何問題、錯誤留在今日封存，然後看向明日，好好計畫那麼「接下來我可以做什麼」。
時間管理的關鍵就是永遠只看現在與未來，只思考接下來怎麼做，因為人沒辦法回到過去去改變已經在之前的時間點上發生的事情。
第二則是讓明天一開始就能很快的進入工作狀態，並且在一日裡可能的各種意外來臨之前，優先完成最重要的工作。
十、「給自己休息時間」
最後回頭呼應第一點，在第一點中預留的神聖時間依然是「要做什麼事情」的時間，但除此之外，還要預留真正休息的時間。
短的來說可能是每工作30分鐘就一定休息5分鐘，中的來說可能是每天中午會睡個午覺，晚上會去好好吃飯，長的還說則是計畫週末的旅行出遊。
時間管理終極的意義還是在「怎麼樣擁有自己的時間」，怎麼樣更快完成工作只是為了讓自己多擁有一個時間的手段與過程，而這些自己真正休息的時間，才能讓自己享受人生，回頭好好珍惜自己，並且也獲得更多工作的動力。
所以千萬不要自己壓榨自己，總是去想「反正我犧牲週末就能完成」，多嘗試換個想法：「在週末前我可以怎麼精簡工作、善用工具、請人幫忙、溝通協調」，來讓目前的工作順利達到截止線？
| 
沒有留言:
張貼留言