新鮮人防腐劑 5：時間管理

 新鮮人防腐劑 5：時間管理

新鮮人的新鮮是有保存期限，你的保存期限可能是三個月不到，你就要被推向真正的戰場。如果不想臭掉，快點塗上防腐劑是你唯一能做的。 在奧美工作的時候，最常做的事情就是抓時間表。當時我的大老闆送給我的一句話是：「身為一個廣告業務執行，妳的第一個基本功是時間管理。」 當年我有幸參與到2003年∼2005年最後一段「手機王朝盛世」，當時廣告公司投注兩個TEAM在這個客戶上，每個TEAM各自負責不同產品線，常常是早上A TEAM十點到客戶那開會，下午兩點B TEAM又接著去開，傍晚四點A TEAM又得跟客戶開會。 我最高紀錄一天去客戶辦公室三趟，跑到客戶還問我：「需要我橋一個角落給你在這上班嗎？」 客戶端只有兩個人要統籌所有手機上市行銷活動：一個月有1~2支新手機上市、1~2支舊手機促銷、時不時要來個情人節優惠、年中促銷、年終好康推薦、農曆年汰舊換新活動，再悲慘一點來個年度計畫或品牌更新規劃。 此外，對內有公司內部橫向溝通、對外要管理廣告、媒體、網路公司，真的沒有想像中容易，會得躁鬱症也是人之常情。於是乎，客戶要求服務的代理商每週固定開會報告工作進度並在早上十點前寄出things to do以監督進度。 這個恐怖命令讓我週週幾乎花上好幾個小時在更新進度，每天上班第一件事情就是寫things to do，當年的折磨卻養成我按表操課的習慣，打下管理時間的基礎，即使我後來離開廣告圈，這樣的思維與習慣依然如影隨形： 1. 訓練自己宏觀 任何事情都有目標，當你被交配到一個任務，你必須要清楚知道這個任務的目的是什麼。有了目的，才會知道自己的任務是否在正確的軌道上。 新鮮人要快速成長，就要訓練自己不能只看當下做的「執行」，而是去看「執行」背後的「流程」，透過「流程」去洞見一個產業know how。 任何一個任務都有個交期。有交期就表示有下一個環節，有下一個環節就表示有下下一個環節，「環環相扣」就足以讓你看到全貌，你可以選擇於只知道當下，也可以藉由抓時間表提前預習未來。 2. 設下鬧鐘，天天things to do 如果你是認真上進的新鮮人，能夠認真執行時間表，你就會很輕鬆地知道「在什麼時候，該做什麼事情」。聽起來很簡單，可是很多新鮮人常常被批評「要講一下、才動一下」，為什麼？就是因為沒設定鬧鐘……絕大部分新鮮人壓根不知道下一步要做什麼吧？！因為腦袋裡只有今天。 懂得宏觀地去抓時間表，自然會知道自己現在處於那個點上，該往哪走、下一步是什麼。職場上的時間，天天都得幫未來做準備，今日所作的每件小事，都是未來某個大事的完成，你不能只是活在當下，要眼看未來、預設鬧鐘，鬧鐘響了，就往前進。 我習慣隨身有一本時間記事本，每人習慣不同，可以月、週或日為單位。時間表不管是抓在檔案裡，還是抓在腦裡，最後都要登記在記事本裡。週一要看一下本週最重要的事情是什麼，在哪一天要有進度，下班前檢視今日應完成是否完成，如果未完成或有異動，就必須重新安排，寫在明日待完成事項。 每天早上我都很清楚今日的things to do，下班前為我的things to do打上一個check是最爽快的事情，再列出明天things to do，提前做準備。 3. 提前準備，從容應對 當你知道你兩天之後該做什麼事情，你就會懂得提早準備。就像你知道下個月五號要繳信用卡帳單，你就知道要提前把錢先留起來（當然這比喻不包含卡債族）。如果你知道下個月可能繳不卡費，那就該開始縮衣節食，而不是大魚大肉。 提早準備是想贏在起跑點、得到老闆歡心的最佳利器。同事會覺得你怎麼這麼積極、老闆會覺得你怎麼這麼聰慧、一點就通。 時間就是最好的籌碼，多一點時間思考、多一點從容，多一點游刃有餘，往往會有更好的建議或想法。沒時間觀念的下場一定是火燒屁股，然後屋漏偏逢連夜雨，最後整天處理爛攤子，又延誤到下一個工作進度。 4. 給自己deadline 很多時候事情拖拖拉拉的主因，就是因為沒有時間壓力、沒有deadline。在電影產業，只要超過時間沒把宣傳相關素材製作出來，錯過了上片前三週的黃金宣傳期，即便你預告再好、電影再強都是一場空。時間到了、宣材就是要出來，搶時間成為最重要的功課。 給自己deadline，讓自己在時間內做到最好，時間到了坦然放下move on。 雖然人都會要求完美，但過度要求完美只是讓自己陷在一些雞毛蒜皮的小事上。部落格是興趣不能維生，我必須要投注時間在學習語言或一技之長，所以我開始規定自己必須在哪些天寫那些文章，每次只能寫三小時。雖然這真的是自我虐待，尤其是在我沒靈感的時候。 但很多事情都是逼出來的，有時間壓力才能激發潛能。否則我可能花三個小時都在寫第一段，修修改改、永無止盡，改到我開心為止。這樣的修改是小節，對整個部落格是沒有意義的、我也不會因為改到超完美賺到錢。 要懂得給自己時間壓力，要求自己在時間內盡力做到最好，時間到就要交卷，否則只是浪費青春。 5. 學會「Prioritized 優先順序」 當你對手上工作的所有進度都了然於心，就會知道哪些事情今天不做、明天會出包，哪些事情是有餘地可以移到明、後天。遇到需要判斷事情優先順序時，才能做出最正確的順序。 通常覺得每件事情都很重要的人，往往就是沒有時間觀念的人，除非你兩件事情的deadline不得已剛好是同一天，但如果你懂得時間管理，早知是會撞期，就該懂得錯開處理，提早做時間分配，而不是讓自己處於進退兩難的局面。 直到今日，我仍然有「按表操課」的習慣，把每週固定要做的事情、發稿日列上，知道自己哪一週比較忙碌，兩天前我就會開始思考自己要寫的內容，以免寫稿那天開天窗，甚至提前把文章寫完。唯有當你學會控制時間，才不會讓讓時間控制了你。